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ArchiviOK Professionisti è l’unico software per
l’archiviazione e la conservazione
sostitutiva dei documenti,
realizzato appositamente per gli
intermediari fiscali (professionisti
e associazioni) PRINCIPALI
FUNZIONALITÀ’ • Importazione dati da
files telematici per il tramite procedura guidata di: - Comunicazione
annuale dati Iva - Iva Annuale - 730 - 770 semplificato,
ordinario - Unico PF, SP, SC,
ENC con Studi di settore e Parametri - Dichiarazione di
intento - F24 • Inserimento
documenti allegati (f.to pdf e tiff) • Importazione dei
libri contabili (f.to pdf e tiff) • Archiviazione
elettronica • Gestione
dell’archivio in base alle singole anagrafiche dei clienti • Ricerca tramite
chiavi predefinite (Codice Fiscale,
Partita Iva, Nome, Cognome, Denominazione) • Ricerca in modalità
full-text • Anteprima a video
delle dichiarazioni fiscali, su modulo conforme • Stampa grafica su
qualsiasi modello e tipologia di stampante • Modifica dei
documenti archiviati • Esportazione in
formato PDF • Gestione della firma
digitale tramite Smart Card • Funzione di live
up-date FUNZIONALITÀ
AGGIUNTIVE • Conservazione a
norma CNIPA tramite l’integrazione al servizio LegalDoc di InfoCert • Conservazione
on-site a norma CNIPA con il modulo per la conservazione di ArchiviOK • Modulo OCR:
riconoscimento dei file (in f.to pdf e tiff) ed
inserimento automatico delle
chiavi di ricerca • Modulo Web per
accedere all’archivio dei documenti tramite browser Internet • Archiviazione da
file telematico degli anni pregressi • Postazioni di lavoro
aggiuntive (client)
LA NORMATIVA Il 2004 e il 2005 sono
stati caratterizzati da una
forte proliferazione
legislativa che ha risolto molti dei
problemi che fino ad oggi hanno impedito il
passaggio all’archiviazione elettronica. Queste le norme che
hanno segnato il punto di svolta: - Decreto Ministeriale 23 Gennaio 2004 (e relativa
circolare Ag. Entrate 45/E 2005)
(G.U. 3 Febbraio 2004 n. 27) (Modalità di
assolvimento degli Obblighi fiscali
relativi ai documenti informatici
ed alla loro riproduzione in
diversi tipi di supporto) - Deliberazione CNIPA 19 Febbraio 2004, n. 11 (Regole tecniche per
la riproduzione e
conservazione di documenti su supporto ottico idoneo a
garantire la conformità dei
documenti agli originali) - Decreto Legislativo 20 Febbraio 2004, n. 52 (e relativa
circolare Ag. Entrate 36/E 2006) (Attuazione della
direttiva 2001/115/CE che
semplifica e armonizza le modalità di fatturazione in
materia di IVA) - Decreto Legislativo 7 Marzo 2005, n. 82 (Codice dell’Amministrazione
digitale) - Decreto Ministeriale
7 marzo 2008 (Individuazione del
gestore del Sistema di
interscambio della Fatturazione elettronica
nonché delle relative attribuzioni
e competenze) Nuove opportunità In seguito
all’emanazione di queste norme è oggi possibile archiviare e conservarequalunque tipologia di documento in formato elettronico. In particolare è oggi
consentita la conservazione in formato elettronico dei documenti contabili, con
efficacia anche ai fini fiscali e con conseguente possibilità di distruzione degli archivi
cartacei. Naturalmente il
documento informatico, soprattutto se rilevante ai fini fiscali, deve possedere
determinate caratteristiche e deve essere conservato
secondo un procedimentoanaliticamente descritto dalla
legge. Tipologie di documenti Le regole fissate
dalla legge si possono applicare a: - fatture attive e
passive - libro giornale,
libro degli inventari, libro dei cespiti,
registro dei corrispettivi, mastri,
libro giornale di magazzino, registro di
carico e scarico - registri IVA (delle
vendite, degli acquisti, riepilogativo) - modulistica relativa
ai pagamenti (F24, F23, bollettini
c/c, ecc.) - bilancio d’esercizio
(stato patrimoniale, conto
economico e nota integrativa) - contratti (proposte,
inviti a proporre e accettazioni quali:
offerte a clienti, ordini a fornitori,
conferme d’ordine a clienti, accordi di
distribuzione, di fornitura di merci e
di servizi, contratti
assicurativi, contratti finanziari...) - solleciti di
pagamento, estratti conto, avvisi - cedolini paga - lettere e fax in
genere - dichiarazioni dei
redditi. Il documento informatico Il documento
informatico, per essere rilevante ai fini
tributari e quindi per essere validamente conservato in formato elettronico, deve
possedere i seguenti requisiti: - deve avere la forma
di documento statico non
modificabile - deve essere emesso
con l’apposizione del riferimento
temporale e della sottoscrizione elettronica - può essere
memorizzato su qualunque tipo di supporto
purché ne sia garantita la leggibilità nel
tempo e ne sia assicurato l’ordine
cronologico - deve essere reso
disponibile su supporto informatico
e, a richiesta, su supporto cartaceo
presso il luogo di conservazione - devono essere
consentite le funzioni di ricerca ed estrazione
delle informazioni dall’archivio
informatico. Il processo di conservazione Il processo di
conservazione del documento informatico avviene mediante la sua memorizzazione su un
supporto idoneo a garantirne la
leggibilità nel tempo (es. cdrom, dvd, hard disk, ecc.). Tale processo termina
con l’apposizione sull’insieme dei
documenti o sull’impronta dell’archivio, della sottoscrizione
elettronica e della marca temporale da parte del Responsabile della
conservazione. Il soggetto
interessato o il Responsabile della conservazione,
deve trasmettere alle competenti Agenzie fiscali l’impronta dell’archivio informatico
oggetto della conservazione, la sottoscrizione
elettronica e la marca temporale entro il
mese successivo alla scadenza dei termini
stabiliti dalla legge. |
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